Aquaflam International kiest voor IT Mobile
Efficiëntie +30% op enkele weken tijd!
In tegenstelling tot wat u zou kunnen vermoeden, is dit niet de slogan voor een nieuw wonderproduct dat het leven van onze ondernemers moet revolutioneren, maar wel de praktische ervaring van Aquaflam International in Kuurne. Sinds de installatie van zwarte dozen in de bestelwagens van zijn technische dienst steeg het aantal bezoeken per dag immers aanzienlijk.
Marc Meert.
Aquaflam
Aquaflam International is specialist in brandbeveiliging en biedt een volledig gamma interventiemiddelen aan met brandblusapparaten, haspels, detectiesystemen en beschermingsmaterieel, mét bijbehorende diensten (studie, keuring en vullen van de brandblusapparaten,…). De voornaamste klanten van de onderneming zijn overheden (40%), privéondernemingen (40%) en professionele installateurs (20%) in België en de buurlanden, maar ook in de Verenigde Arabische Emiraten, in de Perzische Golfstaten en in Afrika, via een joint venture met een firma in Dubai.
Technische dienst
Voor een optimale ondersteuning van zijn klanten kan Aquaflam International rekenen op een team van 15 "vliegende" technici die bij de klanten (meer dan 5.000 adressen in België) regelmatig een keuring of onderhoud uitvoeren. Het toezicht op deze mobiele medewerkers wordt in het kader van ISO 9001 uitgeoefend door de directie. Aquaflam International ging daarvoor in zee met IT Mobile en liet zijn 15 technische voertuigen uitrusten met zwarte dozen, die iedere minuut gegevens doorsturen (voertuig in beweging of stilstand, plaats, snelheid…). Deze gegevens worden verwerkt door de verantwoordelijke van de technische dienst via internetondersteunde software.
Blind test
"Om de volledige medewerking van het personeel te verzekeren, kozen we voor een persoonlijke en ietwat ongewone aanpak ", aldus Marc Meert (Manager). "Vermits we de reactie van onze medewerkers niet konden inschatten, installeerden we de black boxes discreet in onze VW Caddy’s en onze Mercedes Sprinters. De gegevens die in de loop van de eerste testmaand werden verzameld, werden gebundeld en geanalyseerd… allemaal in het grootste geheim! "
Geen sancties
Na deze proefperiode werden de resultaten en het systeem aan de betrokken technici voorgesteld. "We gaven meteen aan dat het niet onze bedoeling was om sancties uit te delen (hoewel er wel enkele misbruiken aan het licht kwamen, zoals een blitzbezoek aan Nederland na een opdracht in Antwerpen of een langere middagpauze dan vermeld stond op het dagrapport), maar dat we met deze test in reële omstandigheden de concrete voordelen van het systeem wilden meten, om ze daarna voor te stellen aan al onze medewerkers ", zo verduidelijkt Marc Meert.
Brede steun medewerkers
De nieuwe controleprocedure kreeg meteen bijval van alle medewerkers van de technische buitendienst en wel om twee redenen: alle technici worden nu op gelijke voet behandeld, vermits de gemeten parameters identiek zijn voor iedereen en ze iedere minuut via GPRS naar het hoofdkantoor worden doorgestuurd. De tweede reden is de volledige transparantie m.b.t. het aantal uren dat effectief wordt gepresteerd. De verantwoordelijke kan zijn team inderdaad de hele dag volgen, van vertrek tot thuiskomst.
Het systeem werd goed bevonden door alle medewerkers en nu ze ermee vertrouwd zijn, laten de resultaten niet op zich wachten. Omdat iedere technicus dagelijks méér interventies uitvoert (per dag worden nu 80 toestellen nagekeken, tegenover 60 vroeger), verlopen de keuringen en het jaarlijkse onderhoud sneller dan gepland. Halfweg april begonnen onze technici al de planning voor mei af te werken!
De positieve impact van de telematicaoplossing die door IT Mobile bij Aquaflam International werd geïmplementeerd, laat zich ook in de rest van het bedrijf voelen. Dankzij het systeem wint de personeelsdienst enorm veel tijd bij het berekenen van de lonen (vandaag 45 minuten, vroeger meer dan twee dagen).
Klanten tevreden
Ook voor de klanten is het systeem een plus: in noodgevallen kan de verantwoordelijke snel de positie van de verschillende voertuigen bepalen en het dichtstbijzijnde voertuig uitsturen, waardoor de interventietijd merkbaar korter wordt. Daarnaast is de facturatie nu ook een pak overzichtelijker, vermits de aankomst- en vertrektijden door het systeem worden geregistreerd.
Van personeelscontrole naar kwaliteitscontrole
Chris Baudine (Servicing) werkt dagelijks met de toepassing en ziet het systeem als de aanzet van een nieuwe spirit binnen de onderneming: "We wilden eigenlijk het toezicht op onze medewerkers verbeteren, maar prettig gevolg is dat ook de kwaliteit van onze dienstverlening er op vooruitgegaan is ". Nu het systeem al enkele maanden in gebruik is, is hij helemaal overtuigd dat IT Mobile de juiste keuze was: "De kinderziekten van het systeem werden snel opgespoord en verholpen door de technische dienst. Bovendien krijgen we een e-mail telkens wanneer een van onze voertuigen zich vreemd gedraagt, waardoor we meteen kunnen ingrijpen ". Baudine voegt er nog aan toe dat de verzamelde gegevens ook toelaten om het rijgedrag van de technici op te volgen en om bepaalde praktijken uit te roeien via opleidingen op maat.
Naar aanleiding van deze eerste positieve resultaten vroeg Marc Meert aan IT Mobile om een identieke toepassing te ontwikkelen voor de commerciële buitendienst van Aquaflam, die de tweede helft van dit jaar klaar zou zijn. De oplossing van IT Mobile steunt op het gebruik van PDA’s voor tweerichtingscommunicatie tussen het verkoopteam en de hoofdzetel. Na ieder bezoek volstaan enkele minuten om een uitvoerig verslag te verzenden, dat vervolgens wordt opgeslagen in een gegevensbank, toegankelijk voor alle verkopers.
"In deze tijd zou iedere zichzelf respecterende onderneming dergelijke systemen moeten gebruiken om hetzelfde toezichtsniveau te garanderen voor binnen- en buitendienst ", zo besluit Marc Meert. "Zo wordt iedereen gelijk behandeld en worden eerlijke medewerkers niet gestraft. We vermelden in onze arbeidsovereenkomsten duidelijk dat de voertuigen waarover onze medewerkers kunnen beschikken, zijn uitgerust met boordtelematica en nog niemand heeft daar een probleem van gemaakt! Uiteindelijk vaart iedereen er wel bij: onze klanten, onze medewerkers en wijzelf."