Fieldpay zeer efficient

“Fieldpay berekent de reiskostenvergoeding in één keer door in salaris”

Heddes Bouw heeft Fieldlog - het slimme GPS-voertuigvolgsysteem van ITmobile - laten uitbreiden met de module Fieldpay. Cees Vlaar, hoofd Administratie bij Heddes Bouw: "Wij werken vanaf begin 2006 met Fieldpay. Tot onze volle tevredenheid. Fieldpay bespaart ons véél werk!"

Heddes Bouw is een middelgroot bouwbedrijf, actief in de provincies Noord- en Zuid-Holland en Utrecht. Het hoofdkantoor staat in Hoorn. Daarnaast zijn er nevenvestigingen in Woerden, Heiloo en Zoetermeer. Met 550 medewerkers wordt een jaaromzet van zo’n 200 miljoen euro gerealiseerd.

Efficiënte ritregistratie
Heddes Bouw beschikt over een wagenpark van ongeveer 230 auto’s. Circa 170 daarvan zijn uitgerust met een black box en het geavanceerde GPS-voertuigvolgsysteem van ITmobile. Op kantoor zorgt de Fieldpay-module voor veel extra toegevoegde waarde.
Cees Vlaar: “De CAO voor bouwplaatspersoneel bepaalt dat wij een reiskostenvergoeding op basis van de afgelegde reiskilometers, omgezet in tijd, moeten uitbetalen. In de CAO is daar een tabel voor opgenomen. Het gaat om een zeer complex systeem. Voor chauffeurs met meerijders geldt bijvoorbeeld weer een andere vergoeding dan voor meerijders of alleenrijders. In tegenstelling tot de chauffeurs geldt voor mee- en alleenrijders dat bij elke reis naar en van een bouwplaats het eerste half uur reistijd als ‘eigen tijd’ wordt aangemerkt.”

Gesloten systeem
Het gaat om een volledig gesloten systeem dat precies bijhoudt hoeveel kilometers er zijn afgelegd en wie over welke afstand rijdt of meerijdt. Medewerkers stappen in en melden zich bij de black box aan via hun eigen ‘sleutel’. Cees Vlaar: “Er ontstaan op deze wijze geen discussies meer met medewerkers over de afgelegde kilometers. Ook de Belastingdienst accepteert het systeem als ritregistratie bij ‘geen privé-gebruik’. Alle reiskilometers worden digitaal vastgelegd, herrekend naar reisuren en via een koppeling met het salarispakket doorberekend naar de projecten. Hierbij wordt als automatische verdeelsleutel het aantal gewerkte uren op de diverse projecten gehanteerd. Niemand hoeft meer iets bij te houden. Ideaal! En aangezien het een realtime systeem is, kunnen de reisuren in dezelfde periode worden uitbetaald als waarover het salaris wordt uitgekeerd. Heel praktisch allemaal.”

Geen Big Brother
Het systeem werd moeiteloos geaccepteerd door de medewerkers van Heddes Bouw. “Wij hebben uitgelegd dat we het systeem niet gebruiken om iedereen te controleren, maar om snel en eenvoudig de juiste reiskostenvergoeding te kunnen uitbetalen,” vertelt Cees Vlaar. “Medewerkers krijgen precies waar ze recht op hebben. Het bespaart veel discussies en extra werk. Kortom, iedereen is tevreden!”

Positieve reacties
ITmobile heeft Fieldpay op verzoek van Heddes Bouw ontwikkeld. Maar natuurlijk is Fieldpay ook beschikbaar voor andere bouwbedrijven. Cees Vlaar: “Wij zijn door ITmobile gevraagd om als referentiebedrijf te fungeren. Wij hebben inmiddels al aardig wat collega’s over de vloer gehad om het systeem met eigen ogen te bekijken. Dat levert veel positieve reacties op.”